La domiciliation d’une entreprise est une étape cruciale dans la vie d’une société. Elle correspond à l’adresse du siège social où sont centralisées les décisions et la gestion administrative. Lorsqu’un changement de domiciliation est envisagé, il est important de suivre certaines étapes pour s’assurer que cette démarche soit effectuée dans les règles de l’art.
Étape 1 : Vérifier les conditions de domiciliation
Avant de procéder au changement de domiciliation, il faut vérifier que les conditions prévues par la loi et les statuts de la société sont respectées. En effet, le choix du domicile est soumis à des règles spécifiques en fonction du type d’entreprise (SAS, SARL, etc.). Certains locaux ne peuvent pas accueillir un siège social (logement social, par exemple). De plus, il convient également de tenir compte des dispositions statutaires concernant le lieu du siège social et éventuellement des clauses contractuelles liées à l’ancien ou au nouveau local.
Étape 2 : Prendre une décision collective
Le changement de domiciliation doit être validé par une décision collective. Selon la forme juridique de la société, il peut s’agir d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour une SARL ou une SAS. La décision doit être prise à la majorité des associés ou actionnaires et doit être consignée dans un procès-verbal. Il est important de bien vérifier les règles de majorité prévues par les statuts pour éviter tout litige ultérieur.
Étape 3 : Modifier les statuts
La nouvelle adresse du siège social doit être inscrite dans les statuts de la société. Cette modification peut être effectuée par un dirigeant, un associé ou un mandataire ayant reçu pouvoir à cet effet. Pour cela, il convient de rédiger un acte modificatif des statuts mentionnant la nouvelle adresse. Cet acte doit être signé par toutes les parties concernées et enregistré auprès des services fiscaux.
Étape 4 : Déposer le dossier de modification au greffe
Une fois les statuts modifiés, il est nécessaire de déclarer le changement de domiciliation auprès du greffe du tribunal de commerce. Le dossier à déposer comprend l’acte modificatif des statuts, le procès-verbal de la décision collective, un justificatif de jouissance du nouveau local (bail commercial, attestation d’hébergement…) et le formulaire M2 dûment complété. Le greffe procède alors à l’enregistrement et délivre un nouvel extrait Kbis mentionnant la nouvelle adresse.
Étape 5 : Informer les partenaires et organismes concernés
Enfin, il est indispensable d’informer les partenaires et organismes concernés par le changement d’adresse (banque, fournisseurs, clients…). Cela leur permettra d’actualiser leurs informations et d’éviter tout problème lié à la communication ou aux factures. Il est également conseillé de mettre à jour les supports de communication (site internet, cartes de visite…).
Pour être accompagné dans cette démarche, il peut être utile de faire appel à un professionnel du droit, tel que le cabinet d’avocats Montpellier Avocat, qui pourra vous guider et sécuriser les différentes étapes.
En résumé, déclarer un changement de domiciliation d’entreprise nécessite de vérifier les conditions préalables, de prendre une décision collective, de modifier les statuts, de déposer un dossier au greffe et d’informer les partenaires concernés. Le respect de ces étapes est essentiel pour assurer le bon fonctionnement et la pérennité de la société.